Belangrijkste uitdaging zit in het organiseren van de samenwerking
Het kabinet wil in iedere arbeidsmarktregio een Werkcentrum openen. Gemeenten, UWV, werkgevers en onderwijsinstellingen gaan daarin samenwerken om mensen sneller aan werk te helpen. Een begrijpelijke ambitie, zeker nu organisaties personeel zoeken terwijl tegelijkertijd mensen aan de zijlijn van de arbeidsmarkt staan.
Maar de belangrijkste uitdaging zit volgens mij niet in het openen van nieuwe loketten. Die zit in het organiseren van samenwerking achter dat loket.
Interim-management: afdelingen afzonderlijk functioneren goed, tussen afdelingen verloopt de samenwerking moeizaam
Bij interim-management kom je regelmatig organisaties tegen waarin iedere afdeling afzonderlijk goed functioneert, maar de samenwerking tussen afdelingen moeizaam verloopt. Medewerkers werken vanuit verschillende doelstellingen, systemen sluiten onvoldoende op elkaar aan en verantwoordelijkheden zijn niet altijd helder. Voor de klant betekent dit dat informatie opnieuw moet worden aangeleverd of dat besluiten onnodig lang duren.
Een gezamenlijk loket lost dergelijke problemen niet vanzelf op.
Interim-management: de volledige klantreis in kaart brengen
Mijn advies is daarom om bij dit soort samenwerkingen te beginnen bij de volledige klantreis. Wat gebeurt er vanaf het eerste contact tot het moment waarop iemand daadwerkelijk geholpen is? Welke organisaties zijn betrokken, waar wordt informatie overgedragen en wie is verantwoordelijk wanneer een traject vastloopt?
Vervolgens moet duidelijk worden welke beslissingen gezamenlijk worden genomen en welke verantwoordelijkheden bij de afzonderlijke organisaties blijven. Dat lijkt een bestuurlijke formaliteit, maar bepaalt uiteindelijk de snelheid van uitvoering.
Praktische aanpak om gezamenlijke prestatie-indicatoren vast te stellen
Een praktische aanpak is om een beperkt aantal gezamenlijke prestatie-indicatoren vast te stellen. Niet uitsluitend hoeveel gesprekken iedere organisatie voert, maar bijvoorbeeld hoeveel mensen daadwerkelijk passend werk vinden en hoe lang dat proces duurt.
Tijdelijk programmamanagement kan helpen om dergelijke samenwerkingen op gang te brengen. Een onafhankelijke interim-professional kan processen verbinden, knelpunten zichtbaar maken en ervoor zorgen dat afspraken daadwerkelijk worden uitgevoerd. Maar het uiteindelijke eigenaarschap moet bij de betrokken organisaties liggen.
Gezamenlijk resultaat centraal
Samenwerking wordt pas succesvol wanneer niet de afzonderlijke organisaties, maar het gezamenlijke resultaat centraal staat.
Dat geldt voor publieke dienstverlening net zo goed als voor commerciële organisaties.
Naar het inhoudelijke cluster over knelpunten in organisaties oplossen en procesverbetering
Meer lezen over interim COO of programmamanager inhuren
Meer lezen over bedrijfsprocessen automatiseren bij post-merger integratie?