Werken tijdens de vakantieperiode: zo voorkom je extra werk, stress en stilvallende processen
De zon schijnt, de agenda’s zijn leger en op kantoor is het rustiger dan normaal. Op het eerste gezicht lijkt werken tijdens de vakantieperiode misschien zelfs prettig. Minder vergaderingen, minder telefoontjes en eindelijk tijd om werkzaamheden af te ronden die al een tijdje zijn blijven liggen. Maar na een paar dagen blijkt de praktijk vaak anders.
Je eigen werk gaat gewoon door, terwijl je ondertussen ook vragen krijgt over de werkzaamheden van collega’s die op vakantie zijn. Een klant belt over een afspraak waar jij niets van weet. Een leverancier wacht op goedkeuring. In een dossier ontbreekt belangrijke informatie. En bij een afwijking in het proces is onduidelijk wat je moet doen. Je wilt helpen en probeert het werk zo goed mogelijk over te nemen. Maar steeds vaker loop je tegen dezelfde vraag aan:
Waar staat deze informatie eigenlijk?
Soms staat het antwoord in een oude e-mail. Soms in een spreadsheet waarvan meerdere versies bestaan. Soms blijkt dat slechts één collega precies weet wat er is afgesproken. En juist die collega ligt op dat moment aan het zwembad, zit in de bergen of probeert thuis eindelijk even niet met het werk bezig te zijn. Voor veel medewerkers die tijdens de zomer doorwerken, is dit een herkenbare situatie. De bezetting is lager, maar het werk is niet automatisch eenvoudiger geworden. Integendeel: doordat kennis, verantwoordelijkheden en informatie tijdelijk minder goed beschikbaar zijn, kan de werkdruk juist oplopen.
Je neemt niet alleen taken over, maar ook alle onduidelijkheid eromheen
Een collega heeft voor vertrek misschien een overdracht gemaakt. Daarin staat welke werkzaamheden moeten worden opgepakt, welke deadlines eraan komen en met wie je contact kunt opnemen. Dat helpt. Maar vaak merk je pas tijdens het uitvoeren van het werk welke informatie ontbreekt.
Er staat bijvoorbeeld dat je een bestelling moet beoordelen. Maar nergens staat vermeld waarom bij deze leverancier andere voorwaarden gelden dan normaal. Je moet een klant terugbellen, maar je weet niet wat eerder is besproken. Of je moet een rapportage versturen, terwijl niet duidelijk is welke uitzonderingen je deze maand moet meenemen. De taak zelf is meestal niet het grootste probleem. De context eromheen wel. Als je het werk van een collega tijdelijk overneemt, krijg je namelijk niet automatisch toegang tot alle kennis die deze persoon in de loop van de jaren heeft opgebouwd. Je ziet het dossier, maar kent de geschiedenis niet. Je kent het proces, maar niet alle afwijkingen. Je weet wat normaal gesproken moet gebeuren, maar niet waarom bij deze klant een uitzondering wordt gemaakt. Daardoor kost een taak die voor je collega tien minuten duurt jou misschien een half uur. Niet omdat je het werk niet aankunt, maar omdat je eerst informatie moet zoeken, verbanden moet leggen en moet controleren of je niets over het hoofd ziet.
En terwijl je daarmee bezig bent, blijft je eigen werk liggen.
“Dat weet alleen mijn collega”
Tijdens de vakantieperiode hoor je op veel werkvloeren vergelijkbare uitspraken.
“Volgens mij doet Petra dit altijd.”
“Daarvoor moet je eigenlijk bij Eric zijn.”
“Ik weet niet precies waarom, maar we doen dat bij deze klant anders.”
“Het staat waarschijnlijk ergens in zijn mailbox.”
“Kunnen we haar toch even bellen?”
Dit zijn geen onschuldige opmerkingen. Ze laten zien dat de organisatie afhankelijk is van individuele medewerkers. Zolang iedereen aanwezig is, valt dat nauwelijks op. Vragen worden snel doorgestuurd naar de juiste persoon. Problemen worden opgelost op basis van ervaring. Een collega loopt even naar een bureau of stuurt een kort bericht. Maar zodra iemand twee of drie weken afwezig is, wordt zichtbaar hoeveel kennis niet in systemen, processen of documenten staat, maar in het hoofd van één medewerker. Voor degene die tijdens de vakantieperiode doorwerkt, betekent dat vaak extra zoekwerk, onzekerheid en verantwoordelijkheid. Je moet beslissingen nemen zonder alle informatie te hebben. Je wilt voorkomen dat het werk stilvalt, maar je wilt ook geen fouten maken. Daardoor ga je vaker controleren, navragen en uitzoeken. Of je stelt een besluit uit totdat de specialist terug is. Beide opties kosten tijd.
De werkdag vult zich met vragen die niet van jou zijn
Een van de grootste frustraties tijdens de vakantieperiode is dat je werkdag steeds wordt onderbroken door onverwachte vragen. Je begint de ochtend met een duidelijke planning. Maar nog voordat je goed en wel bent begonnen, komt de eerste e-mail binnen over een afwezige collega. Daarna belt een klant met een vraag over een lopend dossier. Vervolgens blijkt dat een betaling niet kan worden verwerkt omdat een goedkeuring ontbreekt.
Aan het einde van de dag heb je misschien hard gewerkt, maar nauwelijks iets van je eigen lijst kunnen afvinken. Dat kan een onrustig gevoel geven. Je bent voortdurend bezig, maar ervaart weinig voortgang. Bovendien kost het schakelen tussen verschillende onderwerpen veel energie. Zeker wanneer je werkzaamheden overneemt buiten je eigen vakgebied. De lagere bezetting zorgt er dan niet voor dat het rustiger wordt. Het zorgt ervoor dat het beschikbare werk over minder mensen wordt verdeeld. Daar komt bij dat medewerkers die aanwezig zijn zich vaak extra verantwoordelijk voelen. Je wilt collega’s niet storen tijdens hun vakantie. Je wilt klanten niet laten wachten. Je wilt voorkomen dat er na de zomer een grote achterstand ligt. Dus probeer je het toch op te lossen. Juist dat verantwoordelijkheidsgevoel kan ertoe leiden dat je structureel te veel werk naar je toe trekt.
Je wilt helpen, maar weet niet altijd wat je mag beslissen
Naast ontbrekende kennis is onduidelijkheid over bevoegdheden een veelvoorkomend probleem. Mag je die klant een uitzondering aanbieden? Kun je deze factuur zelf goedkeuren? Mag je een levering verplaatsen? Wie neemt een besluit als de verantwoordelijke manager afwezig is? Wanneer niet duidelijk is wie tijdens de vakantieperiode welke beslissingen mag nemen, ontstaan vertraging en frustratie. Soms wordt een vraag van collega naar collega doorgestuurd. Iedereen kijkt ernaar, maar niemand voelt zich bevoegd om de knoop door te hakken. In andere gevallen neemt iemand toch een besluit, maar blijkt achteraf dat dit anders had gemoeten.
Voor de medewerker die het werk overneemt, is dat lastig. Je krijgt wel de verantwoordelijkheid om een taak uit te voeren, maar niet altijd de informatie of het mandaat om dat goed te doen. Een goede overdracht moet daarom niet alleen vermelden wat er moet gebeuren. Er moet ook duidelijk zijn welke keuzes je zelfstandig mag maken, wanneer je moet overleggen en bij wie je terechtkunt als een situatie afwijkt.
De specialist is op vakantie, maar toch niet echt vrij
Als informatie ontbreekt, lijkt het soms logisch om de afwezige collega toch even te bellen of een bericht te sturen.
“Het is maar één vraag.”
“Het duurt waarschijnlijk maar vijf minuten.”
“Dan kunnen we daarna weer verder.”
Maar voor de medewerker die op vakantie is, blijft het vaak niet bij die ene vraag. Het eerste bericht maakt de drempel lager voor een tweede en derde vraag. Voor je het weet, kijkt iemand dagelijks in de mailbox of houdt de telefoon in de gaten voor het geval er iets gebeurt. De medewerker is dan fysiek afwezig, maar mentaal nog steeds betrokken bij het werk.
Voor jou als vervanger voelt dat misschien ook niet prettig. Je wilt iemand niet lastigvallen, maar ziet soms geen andere mogelijkheid. Daardoor ontstaat aan beide kanten spanning. Echte vakantie vraagt om loslaten. Dat kan alleen wanneer het werk tijdelijk zonder de afwezige medewerker kan doorgaan. Wanneer collega’s tijdens hun vrije dagen bereikbaar moeten blijven omdat anders processen stilvallen, is er geen sprake van goede vervanging. De werkzaamheden zijn verdeeld, maar de kennis en verantwoordelijkheid nog niet.
Na de vakantie begint de volgende piek
De gevolgen van onvoldoende kennisoverdracht worden niet alleen gevoeld door de medewerkers die tijdens de vakantieperiode aanwezig zijn. Wanneer de specialist terugkomt, wacht vaak een overvolle mailbox, een stapel vragen en een lijst met werkzaamheden die zijn blijven liggen. Daarnaast moeten dossiers worden gecontroleerd en fouten worden hersteld. Besluiten die tijdens de afwezigheid zijn uitgesteld, moeten alsnog worden genomen. Collega’s willen uitleg over situaties waar zij tegenaan liepen.
De medewerker die uitgerust had moeten terugkomen, begint daardoor direct met een achterstand. Dat kan het positieve effect van de vakantie snel laten verdwijnen. Zeker wanneer iemand voor vertrek al extra hard heeft gewerkt om alles af te ronden. Zo ontstaat een terugkerend patroon: voor de vakantie extra druk om werkzaamheden over te dragen, tijdens de vakantie vragen en onzekerheid bij de achterblijvers, en na de vakantie een piek aan achterstallig werk. Dat patroon is geen onvermijdelijk gevolg van de zomer. Het wijst op kwetsbaarheden in processen, informatievoorziening en kennisborging.
Hoe merk je dat jouw organisatie kwetsbaar is?
Je hoeft geen uitgebreid onderzoek te doen om de eerste signalen te herkennen. De vakantieperiode laat ze vaak vanzelf zien. Werkzaamheden blijven liggen zodra één medewerker afwezig is. Klanten worden gevraagd te wachten totdat een collega terug is. Medewerkers moeten zoeken in mailboxen en oude documenten. Er bestaan verschillende versies van dezelfde werkinstructie. Bij uitzonderingen weet niemand precies wat de bedoeling is.
Ook een grote hoeveelheid vragen aan terugkerende collega’s is een duidelijk signaal. Net als medewerkers die tijdens hun vakantie regelmatig bereikbaar blijven. Een eenvoudige vraag kan veel inzicht geven:
Kan een collega deze taak zelfstandig uitvoeren zonder de afwezige medewerker te hoeven benaderen?
Is het antwoord nee, dan ontbreekt waarschijnlijk informatie, procesduidelijkheid, bevoegdheid of ervaring.
Wat heb je als werkende collega wél nodig?
Als je tijdens de vakantie werkzaamheden van iemand anders overneemt, heb je meer nodig dan een lijst met taken. Je moet weten waar de juiste informatie staat. Je moet kunnen zien welke afspraken met klanten en leveranciers zijn gemaakt. Je moet begrijpen welke uitzonderingen bestaan en waarom. Ook moet duidelijk zijn wanneer je zelfstandig mag handelen en wanneer overleg nodig is. Daarbij helpt het wanneer informatie op één vaste plek wordt bijgehouden. Niet verspreid over mailboxen, persoonlijke notities en verschillende mappen, maar toegankelijk voor iedereen die ermee moet werken.
Ook actuele contactgegevens, duidelijke deadlines en een aangewezen achterwacht maken een groot verschil. Het doel is niet dat iedere medewerker alle specialistische kennis volledig beheerst. Wel moet de organisatie ervoor zorgen dat cruciale werkzaamheden tijdelijk kunnen doorgaan zonder dat iemand afhankelijk is van verborgen informatie.
Test de overdracht voordat iemand vertrekt
Veel overdrachten worden pas op de laatste werkdag geschreven. De afwezige medewerker weet precies wat er wordt bedoeld en denkt daarom dat alles duidelijk is. De collega die het werk moet uitvoeren, ontdekt later pas wat ontbreekt. Een eenvoudige oplossing is om de overdracht vóór de vakantie te testen. Laat een collega een belangrijke taak uitvoeren met behulp van de beschikbare instructies en informatie.
Waar ontstaan vragen? Welke stappen zijn onduidelijk? Welke kennis blijkt nergens te zijn vastgelegd? Welke rechten of toegangen ontbreken? Door dit vooraf te testen, kunnen problemen worden opgelost voordat iemand daadwerkelijk afwezig is. Het voorkomt dat jij tijdens de vakantieperiode ineens ontdekt dat je niet in een systeem kunt, een bestand niet kunt vinden of niet weet wie een besluit mag nemen.
Niet alles hoeft te worden vastgelegd
Kennisborging betekent niet dat iedere handeling in een uitgebreid document moet worden beschreven. Te veel documentatie kan juist een nieuw probleem veroorzaken. Niemand heeft tijd om tijdens een drukke werkdag een handleiding van vijftig pagina’s door te nemen. Leg vooral vast wat nodig is om zelfstandig te kunnen handelen: belangrijke processtappen, klant- en leveranciersafspraken, regelmatig voorkomende uitzonderingen, beslisregels en escalatiepunten.
Informatie moet kort, actueel en praktisch bruikbaar zijn. Een goede instructie helpt je op het moment dat je vastloopt. Zij geeft antwoord op de vragen die in de praktijk ontstaan. Niet alleen op wat je moet doen, maar ook op waarom, wanneer en met welke aandachtspunten.
De zomer maakt zichtbaar wat het hele jaar al kwetsbaar was
Vakantie veroorzaakt de meeste problemen niet. Vakantie legt ze bloot. Een onduidelijk proces was vóór de zomer ook al onduidelijk. Versnipperde informatie stond in het voorjaar ook al op verschillende plekken. De afhankelijkheid van één specialist bestond waarschijnlijk al langer. Zolang iedereen aanwezig was, konden medewerkers die problemen onderling opvangen. Tijdens de vakantieperiode lukt dat minder goed.
Juist daarom is deze periode waardevol. De vragen en knelpunten die nu ontstaan, laten precies zien waar verbetering nodig is. Houd daarom bij waar je tijdens het overnemen van werkzaamheden tegenaan loopt. Welke informatie kon je niet vinden? Voor welke beslissing had je onvoldoende bevoegdheid? Welke taak kostte veel meer tijd dan verwacht? Welke klantafspraak bleek alleen bij één persoon bekend? Die ervaringen vormen een praktische basis voor procesverbetering.
Repareer het dak als de zon schijnt
Werken tijdens de vakantieperiode hoeft niet te betekenen dat je voortdurend problemen van anderen moet oplossen. Met duidelijke processen, actuele informatie, goede overdrachten en heldere bevoegdheden kan het werk ook bij een lagere bezetting doorgaan. Collega’s die aanwezig zijn, weten wat er van hen wordt verwacht. Medewerkers die op vakantie zijn, kunnen daadwerkelijk afstand nemen. En na terugkomst wacht geen onnodige berg herstelwerk.
Dat vraagt wel om voorbereiding.
Niet pas op de laatste middag voor vertrek, maar als onderdeel van de normale werkwijze. Afspraken moeten worden vastgelegd wanneer ze worden gemaakt. Processen moeten worden bijgewerkt wanneer ze veranderen. En cruciale werkzaamheden moeten niet volledig afhankelijk zijn van één persoon. Werk jij tijdens de vakantieperiode regelmatig door en herken je het gevoel dat je naast je eigen werk ook allerlei losse eindjes van anderen probeert op te vangen? Dan ligt dat waarschijnlijk niet aan jouw inzet of flexibiliteit.
Het is vaak een teken dat kennis, processen en verantwoordelijkheden onvoldoende overdraagbaar zijn georganiseerd. De oplossing is daarom niet dat medewerkers nóg harder werken of tijdens hun vakantie bereikbaar blijven. De oplossing ligt in meer overzicht, minder onnodige complexiteit, betere informatie en werkzaamheden die ook uitvoerbaar blijven wanneer een specialist tijdelijk afwezig is. Vakantie hoort rust te geven. Voor de mensen die vrij zijn, maar óók voor de mensen die het werk tijdelijk draaiende houden.
Vakantie als stresstest voor de organisatie
Vakantieperiodes veroorzaken kwetsbaarheden meestal niet. Ze maken bestaande kwetsbaarheden zichtbaar.
Wanneer werk stilvalt zodra één medewerker afwezig is, ligt het probleem niet bij de vakantie. Het probleem is dat processen, informatie en verantwoordelijkheden onvoldoende overdraagbaar zijn georganiseerd. Juist daarom kan de zomerperiode worden gebruikt als een praktische stresstest. Niet om medewerkers extra werk te geven voordat zij vrij zijn, maar om te onderzoeken waar de organisatie te afhankelijk is geworden van individuele kennisdragers. Door die afhankelijkheid te verminderen, ontstaat meer dan alleen een soepelere vakantieperiode. De organisatie wordt ook beter voorbereid op ziekte, personeelsverloop, groei en onverwachte piekbelasting.
Medewerkers kunnen hun werk gemakkelijker overdragen, collega’s kunnen met meer vertrouwen bijspringen en leidinggevenden krijgen beter inzicht in de continuïteitsrisico’s. Het uiteindelijke doel is eenvoudig: medewerkers moeten met een gerust gevoel op vakantie kunnen gaan én uitgerust kunnen terugkomen. Dat lukt wanneer kennis niet verdwijnt zodra iemand de deur achter zich dichttrekt.
Repareer daarom het dak wanneer de zon schijnt. Maak werkzaamheden overdraagbaar, vereenvoudig processen, verbeter de kwaliteit van informatie en leg cruciale afspraken vast voordat de vakantieperiode begint.
Herken je dat belangrijke werkzaamheden binnen jouw organisatie afhankelijk zijn van een klein aantal medewerkers? Dan is dit een goed moment om de kwetsbaarheden in processen, data en kennisoverdracht zichtbaar te maken. Zo ontstaat meer overzicht, minder herstelwerk en een organisatie die ook bij een tijdelijk lagere bezetting blijft functioneren.
Wie ik ben:
✔ 20+ jaar ervaring met complexe integraties
✔ Interim inzetbaar op directieniveau als COO, CIO of programmamanager)
✔ Focus op synergie, rust, structuur en meetbaar resultaat
✔ Flexibel inzetbaar, met heldere afspraken en marktconforme tarieven
Meer info over Robrecht Heukers
Van al deze opdrachten zijn referenties beschikbaar:
Telecom: KPN, VodafoneZiggo, Vodafone ● Scheepsbouw: Royal IHC ● Bouw en industrie: ECI Solutions en Arcadis ● Medische sector: Canon Medical ● Woningcorporaties: Thuisvester, WonenBreburg, Portaal en Woonkwartier ● ICT dienstverleners: Getronics, PinkRoccade, MuleSoft ● Banken: ABN Amro, MeesPierson ● Betaaldiensten: Mollie ● Salarisverwerking en ziekteverzuim: VismaRaet en Robidus ● Verzekeraars: AON en Achmea ● Muziekindustrie: BumaStemra
Plan een kennismaking of bel direct:
Postmerger. BV
Drs. ing. Robrecht Heukers LSSBB
06 – 44 99 04 98
robrecht.heukers@postmerger.nl