Gemiddelden zeggen niks als er uitzonderingen voorkomen met grote organisatieimpact
De Rijn bij Keulen bereikte vandaag een nieuw laagterecord. Ook Nederland merkt de gevolgen: bij Lobith stroomt veel minder water ons land binnen dan gebruikelijk, vrachtschepen kunnen minder lading meenemen en op de IJssel geldt inmiddels eenrichtingsverkeer. Schepen moeten daardoor soms tot 200 kilometer omvaren. Uitwijken naar het spoor is bovendien niet vanzelfsprekend, omdat daar onvoldoende extra capaciteit beschikbaar is.
Bedrijfsprocessen automatiseren: let ook naast de standaard op de uitzonderingen
Voor managers is dit een interessante les in bedrijfsprocessen automatiseren. Veel processen zijn namelijk ingericht op gemiddelden: gemiddelde levertijden, gebruikelijke volumes, normale bezetting en standaardroutes. Automatisering maakt zo’n proces vervolgens razendsnel en efficiënt — zolang de werkelijkheid zich aan die aannames houdt.
Maar wat gebeurt er wanneer de uitzondering steeds vaker voorkomt?
Rijkswaterstaat waarschuwt momenteel nog steeds voor lage waterstanden op Rijn en IJssel. Eerder werd al duidelijk dat de scheepvaart langdurig hinder kan ondervinden door lagere belading en wachttijden bij sluizen. Rijkswaterstaat Voor logistieke organisaties betekent dat dat historische gemiddelden steeds minder bruikbaar kunnen worden voor de dagelijkse planning.
Automatiseer het herkennen van afwijkingen
Mijn advies is daarom: automatiseer niet alleen de standaardroute, automatiseer ook het herkennen van afwijkingen.
Een planningssysteem moet bijvoorbeeld niet simpelweg een vaste levertijd gebruiken, maar kunnen reageren op actuele capaciteit, voorraad, transportbeperkingen en alternatieve routes. Leg daarbij vooraf drempelwaarden vast: wanneer wijkt de planning zo sterk af dat het systeem moet herberekenen, wanneer krijgt een medewerker een waarschuwing en wanneer is een managementbesluit nodig?
Bij uitzonderlijke situaties mensen betrekken voor de juist beslissing
Dat laatste is belangrijk. Goede automatisering betekent niet dat iedere beslissing automatisch wordt genomen. Juist bij uitzonderlijke situaties wil je technologie gebruiken om mensen sneller bij de juiste beslissing te brengen.
Test of het alternatief daadwerkelijk beschikbaar is
Een tweede praktische tip is om afhankelijkheden zichtbaar te maken. Als vervoer over water uitvalt, lijkt spoor misschien een logisch alternatief. Maar als daar geen capaciteit is, bestaat het alternatief alleen op papier. Hetzelfde gebeurt binnen bedrijven: een back-upproces blijkt afhankelijk van dezelfde leverancier, dezelfde medewerker of hetzelfde systeem als het primaire proces.
Test daarom periodiek niet alleen óf er een alternatief bestaat, maar ook of het onder druk daadwerkelijk beschikbaar is.
Een robuust proces is niet het proces dat onder normale omstandigheden het efficiëntst werkt. Het is het proces dat afwijkingen vroeg herkent en vervolgens weet wat het moet doen.
Meer artikelen lezen over automatisering en AI in het nieuws?