Het doolhof in de kantoororganisatie: vaak onzichtbare frustratie en onbedoeld met z’n allen super onhandige dingen doen.
In veel kantoororganisaties ontstaan knelpunten niet doordat mensen niet hard genoeg werken. Vaak zit het juist anders… we werken dan met z’n allen juist om de problemen heen.
Om er praktisch mee om te gaan maken we extra Excel-lijsten omdat de informatie niet in systemen past. Iemand stuurt extra controle-mails (soms tot meer dan 5x toe) en checkt daarna regelmatig zijn of haar mailbox of er al reactie is. Iedereen zit dan op elkaar te wachten en het kost heel, heeeel erg veel tijd. Misschien ook herkenbaar voor jou?
Hoe moet ik dit doen om dit voor elkaar te krijgen? We plannen extra afstemming. Er ontstaan informele weggetjes om het toch voor elkaar te krijgen. Klanten zien dan (gelukkig) vaak nog wel een organisatie die functioneert, maar binnen voelt het in de praktijk steeds vaker als een doolhof en grote puzzel of hoe je het ook wilt noemen.
Wie gaat er eigenlijk over?
Wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor? Besluiten die niet genomen worden, of wanneer je een besluit neemt dat je teruggefloten wordt of als je pech hebt zelfs negatief door een ander team wordt benaderd.
Of systemen die niet goed aansluiten. Data waarvan je weet dat ie onbetrouwbaar is waardoor je er niet meer op durft te vertrouwen als je klanten helpt. Bijvoorbeeld met als een van de oorzaken doordat een eerdere organisatie-, data- of IT-integratie nooit echt is afgerond.
Veel organisaties hebben niet één groot probleem, maar een opeenstapeling van half afgemaakte veranderingen.
Voorbeelden van een aantal oorzaken uit de praktijk:
Een reorganisatie die formeel is afgerond, maar waarvan rollen nog onduidelijk zijn. Een dataprogramma dat één waarheid moest creëren, maar waarvan definities omdat teams het gewoon nog te veel oneens met elkaar zijn of het geen prio heeft gekregen nog verschillen. Een IT-migratie waarbij oude systemen naast nieuwe systemen zijn blijven bestaan of een procesoptimalisatie die wel is bedacht, maar nooit echt is geïmplementeerd.
Het gevolg: medewerkers bewegen wel of dat is misschien zelfs zwak gezegd, want doen met opbouwende frustratie hun uiterste best om het voor elkaar te krijgen, maar komen niet altijd vooruit.
Elke niet-afgeronde verandering zorgt voor verwarring in de teams. Oude werkwijzen verdwijnen niet vanzelf. Oude rapportages blijven rondgaan en bevatten onderdelen waar niemand nog iets mee kan. Als tijdelijk gepresenteerde oplossingen worden een soort van permanent wat niemand – en ook niet het management – zo bedoeld had.
En zo kiezen we dan vaak uiteindelijk de route die voor ons als individu het meeste zichtbare resultaat oplevert zonder (omdat voor iedereen net overzicht ontbreekt) het geheel te kunnen overzien.
Van doolhof naar een iets minder groot doolhof
De oplossing begint niet met nóg een systeem of nóg een reorganisatie. De eerste stap is zichtbaar maken hoe het werk werkelijk loopt. Niet zoals eerder is opgeschreven, maar zoals ht in de praktijk gewoon gaat. Waar ontstaan wachttijden? Waar is eigenaarschap onduidelijk? Welke data wordt niet vertrouwd? Welke besluiten blijven hangen? Welke oude werkwijzen zijn nooit echt uitgefaseerd voor nieuwe?
Binnen een organisatie kan dan bijvoorbeeld samen met de teams die inhoudelijk zeer goed weten hoe het echt gaat naar deze aspecten worden gekeken:
- Proces: waar zitten bijvoorbeeld de grootste knelpunten?
- Rollen: wie denken of vinden we die waarvoor verantwoordelijk is?
- Data: welke bron (wat van alles kan zijn) gebruiken we en hebben we hetzelfde idee wat we ermee bedoelen?
- Besluitvorming: wie mag knopen doorhakken? Dit om te voorkomen dat iedereen op elkaar gaat zitten wachten, of dat er irritatie ontstaat doordat teams vinden dat de andere er niet over gaat.
Pas als hiernaar (en nog vele andere aspecten!) samen worden gekeken ontstaat er meer overzicht. Dan verandert dit doolhof of de puzzel of je je het wilt noemen langzaam in een meer bruikbare organisatie-brede aanpak.
Conclusie
Natuurlijk sturen op voortgang, ook luisteren waar mensen werkelijk vastlopen en mogelijk nog het belangrijkste een omgeving creëren waarin je met elkaar door het er open over te hebben verbeteringen kan doorvoeren. Want pas wanneer duidelijk wordt waar (en vooral waarom) mensen (ver)dwalen, wie we vinden dat de beslissingen kan en mag nemen, dan kan je als teams in de organisatie met zo min mogelijk gedoe super mooie stappen zetten!
Postmerger.
Drs. ing. Robrecht Heukers LSSBB
06 – 44 99 04 98
robrecht.heukers@postmerger.nl
Wij hebben de ruimte echt vanuit klantbelang te redeneren. Hierdoor kunnen wij samen met u de aanpak kiezen die het beste bij uw organisatie past. Ook hanteren wij geen opzegtermijn, dus: klaar = klaar.
Wilt u ook eens kennismaken om na te gaan wat voor uw organisatie een gedegen maar ook pragmatische aanpak is? Neem dan contact op, wij hanteren gunstige uurtarieven en helpen u graag!