Robotiseren? Dat is toch alleen voor de IT afdeling?

Het robotiseren van bedrijfsprocessen is geen aangelegenheid van de IT afdeling alleen. Stakeholdermanagement is op diverse momenten van groot belang.

Tijdens de oriëntatiefase kunnen medewerkers en lijnmanagers betrokken worden bij het maken van de business case, d.w.z. wat dient de robot op de leveren en wat mag het kosten? Zij weten als geen ander hoe het robotiseren van bedrijfsprocessen kan bijdragen aan de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening.

Door het betrekken van de medewerkers en lijnmanagers kunnen de eisen en wensen waaraan een robot dient te voldoen worden verduidelijkt. Dit helpt bij de keuze van de juiste robotsoftware en in het verlengde hiervan bij de keuze van de juiste robotleverancier.

Nadat de robotsoftware gekozen is kan worden gestart met het inventariseren welke bedrijfsprocessen als eerste interessant zijn om (deels) te robotiseren. Afhankelijk van de doelstellingen kan dit een bedrijfsproces zijn waarbij het robotiseren snel resultaat oplevert en de investering in tijd en geld gering is of kan bijvoorbeeld een (deel)proces worden gerobotiseerd dat meer investering vergt en het resultaat later zichtbaar is, maar op middellange termijn een aanzienlijk (concurrentie)voordeel oplevert.

Het stakeholdermanagement tijdens de voorbereiding van het te robotiseren bedrijfsproces betreft bijvoorbeeld het toelichten in het afdelingsoverleg wat het robotiseren voor organisatie als geheel en specifiek voor de afdeling kan bijdragen. Bijvoorbeeld het verminderen van saai en repeterend werk wat een positieve impact heeft op de werknemertevredenheid. Richting het lijnmanagement betreft de voorbereiding o.a. overleg hoe de implementatie zal worden gedaan zodat dit zo min mogelijk tijdelijke verstoring geeft in het team.

In de implementatiefase is stakeholdermanagement ook erg belangrijk. Dit is de eerste ervaring die de medewerkers en de lijnmanagers met de nieuw gerobotiseerde processen hebben en een slechte implementatie kan terecht veel weerstand oproepen in het team. Reden genoeg om de implementatie zorgvuldig te begeleiden door vanaf het moment dat het gerobotiseerde proces is geïmplementeerd circa 6 weken ondersteuning te geven in de hypercare fase om ervoor te zorgen dat het gerobotiseerde proces goed werkt.

Na de hypercare vindt de overdracht plaats van het gerobotiseerde proces aan de lijnmanager. De lijnmanager is verantwoordelijk voor zijn of haar afdeling en daarmee voor het goed verlopen van de manuele en ook de robotactiviteiten. Omdat het robotiseren van bedrijfsprocessen vrij nieuw is, is het extra van belang om richting de lijnmanager te benadrukken dat deze goed in de gaten houdt of alles werkt zoals het zou moeten. Een dashboard waarmee de lijnmanager op frequente basis in staat wordt gesteld om te monitoren wat de robot allemaal heeft gedaan helpt daarbij om de manager de mogelijkheid te geven waar nodig bij te sturen.